De werkomgeving

In een virtuele redactieruimte die het Bureau voor Lokale Zaken beschikbaar stelt, kun je alles met elkaar delen, van activiteiten tot uitgebreide documenten. Maar ook discussies aangaan of samen schrijven aan teksten, zoals scenario's en artikelen of een logboek bijhouden. Redactieleden kunnen expertise en informatie met elkaar delen.

Met gebruik van open source software hebben we een werkomgeving ingericht waarin de verschillende stadia van journalistiek onderzoek kunnen worden opgenomen: de hypothese / probleemstelling, onderzoeksvragen, de misstand, bronnen, hoor en wederhoor.

Algemene projectruimte / redactieruimte
Op de beveiligde server kan voor een redactie of project een redactieruimte ingericht worden. Deze op maat gemaakte ruimte is alleen toegankelijk voor de eigen redactieleden, deskundigen, freelance journalisten en uitgenodigde belanghebbenden.

Secties
De redactieruimte kan bestaan uit verschillende secties: pagina's waarin samen geschreven kan worden, rekentabellen (sheets) voor bijvoorbeeld begrotingen en urenregistratie, een documentsysteem waarin alle mogelijke bestanden hiërarchisch kunnen worden opgeslagen en ontsloten: audio, foto's, video, tekstbestanden in alle formaten. Voor project management is er een takensysteem en een gedeelde agenda; voor de communicatie is een discussieforum en een chatmodule beschikbaar.

In iedere sectie kun je notificaties gebruiken om een geselecteerde groep gebruikers via een e-mailbericht op de hoogte te brengen van wijzigingen. Redactieleden kunnen zich abonneren om een sectie te volgen. Handig voor peer review of eindredactie.

Deelruimtes
Onder deze algemene ruimte kun je deelruimtes aanmaken voor verschillende projecten (als je zou willen kun je daaronder ook weer een deelruimtes aanmaken).

Een standaard deelruimte kan bijvoorbeeld bestaan uit werkdocumenten waarin de onderzoeksvraag (hypothese), methoden en technieken beschreven staan, een artikel waarin samengewerkt kan worden, een bronnenkaart, een documentenmatrix, een lijst contactpersonen, een takensysteem en een chatfunctie. Van deze projectruimtes maken we een blauwdruk die je eindeloos kunt hergebruiken en aanpassen voor andere deelruimtes.

Per deelruimte kan de projectleider rechten toekennen aan gebruikers. De hoofdredacteur kan bijvoorbeeld overal bij, maar een freelance journalist alleen in zijn of haar eigen project. De projectleider bepaalt wie welke informatie kan lezen en/of bewerken. Dat is bijvoorbeeld handig als je met externe deskundigen samenwerkt die slechts een deel van de onderzoeksresultaten hoeven te zien.

Voorbeeld
Drie onafhankelijke mediapartners willen samen een onderzoek starten. In de algemene projectruimte kunnen zij het project organiseren en gemeenschappelijke informatie delen: bruikbaar onderzoeksgereedschap, een gedeelde agenda, methoden en technieken, ervaringen, contacten en onderzoeksdocumenten. In de hun eigen deelruimtes kunnen zij onafhankelijk werken aan hun producties en gedurende het onderzoeksproces ervaringen en uitkomsten delen.

Document management
Deel documenten en bestanden in alle formaten en maak deze informatie toegankelijk voor redactieleden en andere deelnemers. Per deelruimte kan een hiërarchisch documentsysteem worden gebruikt. De bestanden kunnen ontsloten worden door middel van annotaties. Audio, video, foto's en tekstbestanden kunnen worden geüpload _{(jpg jpeg gif png txt doc docx xls xlsx pdf ppt pptx pps ppsx odt ods odp mp3 mov mp4 m4a m4v mpeg avi ogg oga ogv weba webp webm).}  Op eenvoudige wijze kunnen deze bestanden gelinkt worden in werkdocumenten, bijvoorbeeld voor bronvermelding. Iedere deelruimte kan een eigen documentsysteem bevatten.

Datasheets
Je kunt gebruik maken van datasheets waarin datasets kunnen worden aangemaakt, zoals een begroting of urenregistratietemplate gebruiken. Excelbestanden (xlx en csv) kunnen worden geïmporteerd en de sheets kunnen ook weer naar xl, pdf of csv worden geëxporteerd.

Agenda
Eén centrale agenda of een agenda per deelruimte om projecten te organiseren en bijzondere dagen of evenementen in te zetten. De agenda items kunnen uitgebreid worden geannoteerd, er kunnen bestanden aan gekoppeld worden. De agenda items kunnen worden gedeeld met de hele redactie of geselecteerde gebruikers, ook hier kunnen e-mail notificatie verstuurd worden. 

Taken
De taakverdeling kun je per deelruimte regelen via een takensysteem. Zo kun je goed bijhouden wat de status is van je projecten en alle losse taken.

Discussieforum
Maak discussies aan per onderwerp en laat je via de notificatie op de hoogte houden van de reacties.

Chat
Iedere deelruimte heeft een eigen chat.

Beveiligde toegang
Toegang tot de werkomgeving gaat via een VPN verbinding.

Bekijk ook: veelgestelde vragen